Bất kể vai trò chuyên môn của bạn là gì, khách hàng, nhà cung cấp, cấp trên hay đồng nghiệp sẽ thường xuyên cần đến thời gian và sự chú ý của bạn. Học cách từ chối các yêu cầu một cách lịch sự tại nơi làm việc là một kỹ năng quan trọng để vừa duy trì các mối quan hệ vừa giữ được năng suất làm việc.
Tại sao việc từ chối lịch sự lại quan trọng?
Học cách từ chối yêu cầu một cách khéo léo là cần thiết vì thời gian trong ngày của bạn có hạn và đôi khi người khác có thể yêu cầu bạn làm nhiều hơn khả năng cho phép. Bạn có thể nhận yêu cầu từ khách hàng, nhà cung cấp, quản lý và đồng nghiệp, những người không hề biết lịch trình và khối lượng công việc của bạn.
Việc từ chối những yêu cầu quá tốn thời gian hoặc quá khó khăn một cách thực tế sẽ thể hiện được khả năng và năng lực của bạn. Nếu được thực hiện một cách lịch sự, việc từ chối có thể giúp bạn duy trì các mối quan hệ tại nơi làm việc. Ngoài ra, bằng cách đưa ra các giải pháp thay thế hiệu quả, bạn có thể cải thiện được hiệu suất công việc, tinh thần đồng đội và giao tiếp.
Các bước từ chối yêu cầu một cách lịch sự
Bất kể nguồn gốc của yêu cầu là gì hay lý do bạn từ chối, hãy xem xét thực hiện các bước sau khi từ chối một yêu cầu:
1. Hiểu rõ lý do của yêu cầu
Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu vấn đề, ví dụ, tại sao cuộc họp phải diễn ra gấp rút hoặc tại sao khách hàng muốn hủy đơn hàng. Hãy làm rõ bằng cách đặt câu hỏi và nhắc lại những mối bận tâm của họ. Bạn càng hiểu rõ lý do đằng sau yêu cầu, việc xác định giải pháp càng dễ dàng.
2. Từ chối yêu cầu một cách dứt khoát nhưng nhẹ nhàng
Hãy nói rõ ràng và trực tiếp để tránh mọi khả năng hiểu lầm. Ví dụ: "Tôi xin lỗi, nhưng hiện tại tôi không thể viết thư giới thiệu cho bạn" là một cách trực tiếp và lịch sự để trình bày lập trường của bạn.
3. Đưa ra lý do từ chối
Hãy giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn phải từ chối yêu cầu. Ở bước này, chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết. Ví dụ: "Tôi không thể tham dự cuộc họp vì tôi đã có một cuộc hẹn khác vào thời điểm đó" là đủ.
4. Đề xuất các giải pháp thay thế
Nếu có thể, hãy đề xuất hai hoặc ba giải pháp thay thế khả thi. Khi từ chối viết thư giới thiệu, bạn có thể nói: "Mặc dù tôi cảm thấy không thoải mái khi viết thư giới thiệu cho bạn vào lúc này, tôi rất sẵn lòng giới thiệu bạn đến phòng nhân sự của chúng ta".
Các ví dụ về việc từ chối yêu cầu một cách lịch sự
Dưới đây là một số kịch bản mẫu khi bạn có thể cần từ chối một yêu cầu:
Từ chối tham gia một cuộc họp
"Tôi hiểu sự cần thiết của cuộc họp gấp này với một khách hàng mới. Thật không may, tôi không thể tham dự vì tôi đã có một cuộc hẹn được lên kế hoạch vào thời điểm đó. Tuy nhiên, tôi có thể đưa ra hai lựa chọn thay thế.
Tôi có thể tham gia nửa đầu cuộc họp từ xa trước khi đi đến cuộc hẹn của mình, hoặc tôi có thể đến sớm vào ngày hôm sau để thảo luận với bạn về những điểm chính của cuộc họp. Vui lòng cho tôi biết phương án nào phù hợp nhất".
Nói không với một dự án mới
"Tôi hiểu tầm quan trọng của việc bắt đầu dự án này ngay lập tức. Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể bắt đầu dự án mới này cho đến khi tôi hoàn thành dự án hiện tại. Tôi dự kiến sẽ hoàn thành dự án này vào cuối tuần, vì vậy tôi có thể bắt đầu dự án mới vào đầu tuần tới.
Ngoài ra, tôi có thể dành một giờ để gặp gỡ đội dự án và thảo luận về cách tôi sẽ tiếp cận nó. Tôi rất sẵn lòng làm cả hai. Hãy gọi điện hoặc gửi email cho tôi về lựa chọn của bạn".
Từ chối viết thư giới thiệu
"Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi và chúc mừng bạn đã nộp đơn xin một vị trí mới. Tôi hiểu rằng đây là một thời điểm thú vị đối với bạn, và thư giới thiệu là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, tôi không nghĩ mình ở vị trí tốt nhất để nói về trình độ của bạn cho vị trí này, vì vậy tôi sẽ từ chối.
Nếu bạn muốn gặp tôi để thảo luận về cách bạn có thể nổi bật với tư cách là một ứng viên, tôi có thể có một vài đề xuất. Hãy gọi cho tôi bất cứ khi nào bạn thấy thuận tiện".
Từ chối yêu cầu từ một nhà cung cấp
"Cảm ơn bạn đã dành thời gian để đưa ra đề nghị này cho sản phẩm của bạn. Tôi đồng ý, mức giá của bạn rất cạnh tranh. Hiện tại, chúng tôi hài lòng với nhà cung cấp hiện tại, và hợp đồng của họ với chúng tôi kéo dài đến hết năm sau.
Nếu điều này thay đổi trong thời gian ngắn hoặc dài hạn, tôi sẽ cân nhắc liên hệ với bạn để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai của chúng tôi".
Từ chối yêu cầu giảm giá của khách hàng
"Thật vui khi nghe tin từ bạn. Tôi hiểu rằng, với sự trung thành lâu năm của bạn với thương hiệu, bạn hy vọng nhận được chiết khấu cho đơn hàng tiếp theo.
Thật tiếc, chúng tôi không thể cung cấp chiết khấu cho các đơn hàng lẻ. Tuy nhiên, chúng tôi có chương trình khách hàng thân thiết với ưu đãi giao hàng miễn phí cho các đơn hàng đặt tự động. Bạn có muốn tham gia chương trình này không?"
