Trên thực tế, tổ chức không chỉ là dọn dẹp không gian của bạn mà còn là sắp xếp hợp lý cuộc sống của bạn để đạt hiệu suất và hiệu quả tối đa. Dưới đây là những thói quen chung của người rất có tổ chức.
1. Ưu tiên, ưu tiên và ưu tiên
Tất cả chúng ta đều có rất nhiều việc phải làm nhưng không phải tất cả các nhiệm vụ đều cần được thực hiện như nhau. Những người có tổ chức cao hiểu điều này hơn bất kỳ ai. Họ có sở trường trong việc sàng lọc những gì thực sự quan trọng. Thay vì giải quyết hàng đống việc cùng một lúc và cảm thấy choáng ngợp, họ ưu tiên nhiệm vụ của mình dựa trên tầm quan trọng và thời hạn.
Vậy làm thế nào để bạn bắt đầu việc này?
Đầu tiên, hãy lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn có, dù là công việc, việc nhà hoặc phát triển cá nhân. Sau đó, hãy phân loại chúng theo các tiêu chí: điều gì cần được quan tâm ngay lập tức, điều gì có thể chờ đợi sau và điều gì có thể được ủy quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn. Bằng cách này, bạn có thể quyết định mình nên tập trung vào đâu. Hành động ưu tiên đơn giản này có thể thay đổi cách quản lý thời gian và giúp bạn giảm căng thẳng.
2. Chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn
Sau khi đã sắp xếp xong tất cả các ưu tiên của mình, hãy chia nhỏ những nhiệm vụ đáng sợ thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, những bước cụ thể hơn và có vẻ khả thi hơn. Chiến lược này sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung hơn và hạn chế cảm giác choáng ngợp.
3. Nắm vững nghệ thuật phân bổ thời gian
Bây giờ bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên và chia nhỏ các nhiệm vụ của mình, bước tiếp theo là phân bổ thời gian để hoàn thành. Đó là điều mà những người có tính tổ chức cao thường làm sau khi đã hoàn thành danh sách việc cần làm.
Khi bạn đặt ra cho mình những khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ không còn mơ hồ phỏng đoán khi nào mỗi nhiệm vụ sẽ được thực hiện và cảm thấy có trách nhiệm hơn. Kết quả là, bạn mở ra một cuộc sống có tổ chức hơn và con đường thành công sẽ ngày càng trở nên rõ ràng hơn.
4. Dọn dẹp thường xuyên
Ngoài việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và phân chia thời gian trong ngày của mình, bạn đừng quên không gian vật lý. Những người có tính tổ chức cao tạo cho bản thân thói quen dọn dẹp thường xuyên. Họ hiểu rằng một môi trường ngăn nắp sẽ tạo tiền đề cho năng suất và sự tập trung.
Các nghiên cứu cho thấy khi bạn loại bỏ sự lộn xộn về mặt vật chất, bạn cũng sẽ dọn sạch không gian tinh thần, dễ dàng bám sát các ưu tiên và thời gian đã đặt ra hơn. Điều tuyệt nhất là việc dọn dẹp này không nhất thiết phải là một cuộc chạy marathon. Bạn có thể kết hợp nó vào thói quen hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn, ngay cả khi chỉ đơn giản là dành 5 phút cuối ngày để dọn dẹp bàn làm việc.
5. Học cách nói “không”
Nhiều người luôn cố để chiều lòng người khác, dù có muốn hay không vẫn mặc định câu trả lời sẽ là “có”. Theo thời gian, họ dần trở nên kiệt sức mà không hoàn thành tốt việc của mình. Việc nói lời cam kết với quá nhiều thứ chỉ dẫn bạn đến một lịch trình hỗn loạn và khiến bạn kiệt sức mà thôi.
Những người có tính tổ chức cao rất quan tâm đến việc khi nào bản thân nên nói không. Họ bảo vệ thời gian và sức lực của mình, không ngại nói lời từ chối với những đề nghị mà bản thân không thực sự muốn làm hoặc tham dự. Chỉ một thay đổi nhỏ thôi có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm căng thẳng, lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống.
6. Học cách ủy thác và cộng tác
Nếu nói “không” là bước đầu tiên để bạn bảo toàn nguồn lực hữu hạn của mình thì ủy quyền chính là bước tiếp theo. Những người có tính tổ chức cao biết rằng họ không thể và không nên tự mình làm tất cả công việc.
Hãy cân nhắc xem ai có thể giúp bạn thực hiện những đầu công việc kia, cộng tác để làm việc theo nhóm với các thành viên gia đình, đồng nghiệp hoặc bạn bè, để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
7. Sử dụng công nghệ để tạo lợi thế
Nếu công nghệ không phải là thế mạnh của bạn, hãy nâng cao kỹ năng công nghệ của mình. Đó là lý do tại sao những người ngăn nắp nhất có xu hướng am hiểu công nghệ và sử dụng các công cụ mới một cách nhanh chóng. Họ nhận thấy lợi ích của việc tự động hóa các tác vụ giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn nhiều. Đó có thể là ứng dụng giúp bạn sắp xếp và đồng bộ hóa các tác vụ trên tất cả các thiết bị, ứng dụng giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả hơn hay ứng dụng lưu giữ tất cả thông tin quan trọng của bạn...
8. Bám sát một thói quen
Chúng ta không thể nói về một cuộc sống có tổ chức mà không đề cập đến thói quen. Các thói quen chính là xương sống của tổ chức. Những người có tính tổ chức cao thường đặt ra các thói quen cho các thời điểm khác nhau trong ngày, thậm chí cả giờ đi ngủ.
Việc có thói quen sẽ mang lại cho bạn sự nhất quán trong cuộc sống, giúp bạn dễ dàng thực hiện các ưu tiên hơn, đặc biệt là khi cuộc sống trở nên hỗn loạn. Đừng quá cứng nhắc, thỉnh thoảng hãy chừa lại một chút không gian cho sự ngẫu hứng để kết hợp chúng. Bằng cách này, bạn sẽ không sống như một cái máy được lập trình sẵn.
9. Thư giãn và thư giãn
Cuối cùng, dù bạn có tin hay không, những người có tổ chức nhất rất hiểu giá trị của việc…không làm gì cả. Dành thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn thực sự là một bước đi chiến lược để duy trì mức độ tổ chức và năng suất cao. Sau tất cả những việc ưu tiên, sắp xếp thời gian và quản lý công việc, bộ não của bạn xứng đáng được nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng.
Đừng tin vào những lời khuyên như giấc ngủ chỉ dành cho người yếu đuối, hoặc nghỉ ngơi là thứ xa xỉ mà bạn không thể có được nếu muốn thành công. Trên thực tế, thời gian nghỉ ngơi và thư giãn là rất quan trọng để bạn có thể duy trì hiệu suất cao nhất. Ngay cả máy móc cũng cần thời gian ngừng hoạt động để bảo trì và bộ não con người không phải ngoại lệ. Vì vậy, giữa những khoảng thời gian đã được lên lịch chặt chẽ, đừng quên dành ra cho mình chút thời gian.
