Tuỳ thuộc vào động cơ của người phàn nàn mà bạn có thể có những cách đối phó phù hợp để nhanh chóng khiến tình hình trở nên tốt hơn.
Đó có thể là một đồng nghiệp khó tính hoặc vị sếp hay phàn nàn, chúng ta ai trong cuộc sống cũng sẽ có lúc gặp phải những người thường trực lời phàn nàn trên môi. Nếu bạn không thể tránh chúng hoàn toàn, dưới đây là những lời khuyên giúp bạn đối phó với người như vậy một cách khôn ngoan:
1. Lắng nghe nhu cầu
Một số người trở thành những người phàn nàn kinh niên vì họ cảm thấy không được lắng nghe. Họ lặp đi lặp lại những lời bình luận tiêu cực cho đến khi thấy ai đó hiểu mình đang nói gì. Lời khuyên được đưa ra cho bạn ở đây là nếu bạn ở trong môi trường phải thường xuyên tiếp xúc với những người phàn nàn, hãy nói: “Nếu tôi là bạn, tôi cũng sẽ cảm thấy như vậy”. Câu nói này khiến người phàn nàn cảm thấy được lắng nghe và có thể làm giảm nhu cầu lặp lại thông điệp tiêu cực.
2. Đánh giá tình hình
Đôi khi, những người tiêu cực chỉ cần một chút điều chỉnh về quan điểm, hãy thử giúp họ điều chỉnh lại tình huống. Bạn có thể đưa ra một quan điểm khác về tình huống hoặc hành động đang bị chỉ trích.
Ví dụ: Nếu một đồng nghiệp đang chỉ trích chính sách của công ty, bạn có thể nói suy nghĩ của mình về lý do tại sao chính sách này được thiết lập và lợi ích của chính sách đó. Hãy gợi ý đồng nghiệp của mình về một cách nghĩ, hướng tiếp cận vấn đề khác, bạn có thể thay đổi bản chất của cuộc đối thoại.
3. Thay đổi phản ứng của bạn
Những người hay phàn nàn lan toả nguồn năng lượng tiêu cực tới người nghe. Thông thường, những lời phàn nàn này khiến người nói thấy như được tiếp thêm năng lượng khi họ đổ lỗi cho người khác và nâng cao lòng tự trọng của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ đơn giản chấp nhận rằng đây là cách giao tiếp của người đó thay vì nhìn nhận nó một cách cá nhân.
Việc yêu cầu ai đó trở nên tích cực khi họ không thực sự như vậy sẽ làm cạn kiệt nguồn lực của họ. Sự tích cực gượng ép không phải là cách tiếp cận tốt nhất. Một cách tiếp cận tốt hơn bạn có thể dành cho những người hay phàn nàn là tìm đến giải pháp của riêng họ và đưa ra kế hoạch để đạt được giải pháp đó.
4. Hỏi họ giải pháp
Đôi khi, chính người phàn nàn thực sự có những gợi ý để giúp cải thiện tình hình. Hãy chủ động đặt ra những câu hỏi như: “Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?”. Rất có thể, họ sẽ tự đưa ra những ý tưởng để thay đổi tình hình.
5. Chỉ ra vấn đề cho họ
Nếu các chiến thuật trên không hiệu quả, đôi khi bạn chỉ cần chỉ ra hành vi đó. Có thể người đối diện bạn không nhận ra hành vi của mình. Bằng cách chỉ ra cho đồng nghiệp hay bạn bè của bạn thấy họ có xu hướng tiêu cực, bạn đang gợi ý cho họ suy nghĩ về việc thay đổi hành vi.
Điều cần lưu ý ở đây là hãy làm nổi bật cảm xúc của chính bạn thay vì đưa ra lời buộc tội. Ví dụ: Hãy nói: “Tôi cảm thấy không thoải mái khi nghe kiểu chỉ trích đó” thay vì “Bạn lúc nào cũng tiêu cực như vậy”. Những câu nói hài hước cũng có thể là một cách hiệu quả để xoa dịu cuộc trò chuyện.
6. Chuyển hướng cuộc trò chuyện
Khi ai đó chỉ đơn giản là một người hay phàn nàn và không muốn có giải pháp hay sự thừa nhận, cách giải quyết đơn giản là thừa nhận những gì bạn đã nghe và sau đó chuyển sang chủ đề khác.
